【経験談】任されてしまった会社の忘年会や同窓会の幹事として、気をつけたい事前準備と注意点をまとめてみた

こんにちは~。

心配性わくわくです。

先日の記事、

「会社の忘年会や同窓会の幹事を任された時に知っておきたい、メリットとデメリットをまとめてみた」

の続きで、今回は任された幹事を前向きに考えられるような方法と注意点、そして対策についてお話したいと思います(^O^)

 

スポンサーリンク

1、まずは仲間集めよう

幹事を任されたらまずしたいこと、それは仲間、協力者を集めるということです。

一人で全部をこなそうとすると…大変ですよね?

特に責任感が強い人や、長女、長男のような「人に頼ることに慣れてない」という人は気をつけて下さい。

もし周りに頼れる先輩や仲の良い同僚、後輩がいたら、まずは相談してみるのはいかがでしょうか?

話を聞いてくれる人がいるだけでも精神的に支えになりますし、時には自分では考えつかないアイデアや情報をもらえることもあります。

ただし注意としては、相手の都合もあるので過度な期待はせず、手伝ってくれたらラッキー程度に考えましょう

ちなみに心理学では返報性の原理と呼ばれるものがあり、人は他人から何らかの施しを受けた場合に、お返しをしなければならないという感情を抱く心理があります。

 

「情けは人の為ならず」ということわざにもあるように、普段から手伝ったり助けたりしている人は、なにかあった時に周囲から助けてもらいやすいという人間の心理があります。

自分が困っているときに助けてもらえるように、やはり普段の行いには気をつけたいですね(^^)/

 

2、自分がプロジェクトリーダーだと考える!

仲間が揃ったら次は飲み会…いや、ここはあえてプロジェクトと呼びましょう!

カッコ良いので。笑

もちろんこのプロジェクトのリーダーはあなたです。

リーダーとしてすることは、あなたはこのプロジェクトの全体像を把握して、

  1. 日にち
  2. だいたいの参加人数
  3. 会場のとなるお店候補

以上の3点を数字の順番で早急に決めましょう。

特にお店は時期や人数によって予約が取れないこともあるので、日にちとだいたいの人数が決まったら何件か候補を決めて、仮予約するのが良いでしょう。

 

3、お店を決める5つのポイント

日にちとだいたいの人数も決まったら、次は会場となるお店を決めましょう!

ただしお店を検索すると、膨大な量の情報で調べるだけで疲れてしまいますよね?(*_*)

そんなときは、

  • 食事内容(参加者が苦手なジャンルじゃないか?)
  • 飲み物(飲み放題メニューは豊富か?)
  • 料金(高すぎないか?)
  • お店の雰囲気(口コミで悪く言われてないか?)
  • 立地(駅から遠くないか?)

以上の5点に注意し、どこに力を注ぐか優先順位決めて選ぶことが大切です。

  • 「参加者のある程度の希望」
  • 周囲の人がおすすめするお店」

この2つを事前に知っていると、お店を選べる判断材料になるので情報収集をしておきましょう。

ここでも「参加者の人が、どんなお店なら楽しめるか?」ということを考え、意識することが良いお店を選ぶポイントになりますね(^^)v

 

 

4、飲み会で幹事が一番気をつけること、それは「ドタキャン」

飲み会で一番気をつけて頂きたいことがあります。

それは当日になって欠席の連絡をする(酷い人は音信不通)迷惑行為、どたん場でキャンセルする通称「ドタキャン」です。

なぜ気をつけるかというと、当日のキャンセルは少なくとも料理代はかかってしまい、そのマイナス分は幹事が負担するということが多いからです。

幹事で色々と大変なのに、無駄にお金も払わされたらたまったもんじゃないですよね!

(^_^#)ビキビキ

なので当然のキャンセルに備えて対策を考える必要があります。

 

急なキャンセルに備えて会費は+500円ぐらいに設定する

席のみの飲み会であれば、参加者で金額を割ることで対応できます。

しかしほとんどの場合、コースで事前に会費を連絡することが多いと思います。

そんな時には事前に会費に+500円ぐらい上乗せすることをおすすめします。

ただし人によっては「多くお金もらうのなんて悪いな」と考えるかもしれません。

しかしだからといって幹事として一生懸命参加者の為に会場を用意し、プランを決め、連絡までしているあなたが損をする。それはおかしいと思います。

 

なので、あくまでその「保険」として会費は+500円ぐらいに設定することをおすすめします。

もし無事にキャンセルも無く、そのお金が浮いたら協力してくれた人に感謝を込めて後日食事をご馳走したり、もしくは二次会の費用に充てると後ろめたさもなくておススメですね(^^)v

ドタキャンを防ぐためのテクニック

当日の不参加を防ぐためにわくわくが実践してるテクニックが3つあります。

飲み会の1週間前に参加者に連絡をする(意外と忘れている人がいる)

キャンセル料金が発生する期日前(だいたい3日前)に、この連絡以降は料金が発生してしまうということを連絡する。

飲み会の前日に会場の場所と会費、開始時間を再度連絡をする(当日に分からないと連絡が殺到してくることを防ぐ)

 

そしてもし事前に会費を集められるという環境なら、キャンセル防止の為にも事前に会費徴収しておきましょう!

人間には得するよりも損したくないという心理があるので、先にお金を払うとほぼ欠席者0になるという効果があります笑

 

スポンサーリンク

5、幹事として気をつけたい細かな注意点

性格上幹事を任されることの多い心配性わくわくですが、ここではその過去の経験から幹事として気をつけたい注意点を細かく説明していきたいと思います。

 

ポイントとクーポンをフル活用!カード決済も必須

以前の「幹事のメリット・デメリット」の記事でもお話した、「ポイントが貯まる」というメリッは幹事を引き受ける上で大事です。

なので、

  • 提携店のポイントカード(TUYATAやPONTA)
  • お店独自のポイントカード
  • クレジットカードの支払ポイント

上記の3つのポイントが適用されるか?

そしてホットペッパーや食べログ、ぐるナビのクーポンで、

  • 「幹事様1名分無料」
  • 「何名につき1名分の料金無料」

という割引があるかどうかは予約時点で確認しておきましょう。

これらは上手く活用出来れば、幹事をこなしたあなたへのご褒美にもなりますので、ぜひともフル活用していただきたいです(^q^)笑

 

連絡網はLINEが便利!ただし出欠席の連絡は個別にするべし

会社の忘年会ではさすがにまだ書面での連絡が多いと思いますが、LINEで一時的にグループを作り、参加メンバーをまとめて連絡を共有するという方法がとても便利です。

ただし出席、欠席の連絡を不特定多数にしてしまうと、経験上「連絡を見てない人」、「返信しない人」に振り回されてしまい、後々に面倒になることが多いです。

なので多少面倒ですが、個別に直接連絡をして参加可能であればグループに招待をするというのが確実です。

もし自分一人でまとめるのが大変であれば、

  • 会社なら部門ごとに参加連絡をまとめる方を決める
  • 同窓会などの飲み会なら男性と女性それぞれ連絡係を決める

といった対応をすることをおすすめします。

どうしても「私がやらなければ…」というプレッシャーを感じてしまいますが、「上手く責任を分散させて、任せられることは任す」ということを意識すると、リーダーであるあなたの作業を減らすことができて、心に余裕が生まれます。(^^)

ただし連絡係への連絡はリーダーの仕事なので、期限や注意事項についてはしっかりと教えましょう。

 

 

当日は不測の事態に備えて早めに現地入りする

時々幹事の人が遅れてくるなんてこともありますが、理由はどうあれ参加者からは「段取りが悪いな~」と思われてしまいます(@_@;)

なので現地には早めに入り、お店の人と席の配置、料理内容、そして乾杯のドリンク、支払方法を確認しておきましょう。

当日はトラブルがつきものなので、挨拶、乾杯の音頭、催し物、〆の挨拶、2次会への移動といった飲み会の流れを確認し、万全の態勢をとっておくが大切です。

「備えあれば憂いなし」ということわざにもある通り、心に余裕をもつためにも準備できることは事前にしておきましょう。

 

2次会は事前に「するかしないか」を連絡しておく

意外と忘れがちなのが、「2次会どうするか」という問題。

ここを決めておかないと、一次会が終わってお酒が入った面倒な人に「2次会どうするんだ!?」と絡まれることもしばしば…(ーー゛)

こんなトラブルを避けるためにも2次会は事前に連絡しておきましょう。

事前連絡内容としては2つのパターンがあります。

  • 2次会の出席を取り、お店を手配する
  • 2次会は各々で、1次会後は自由解散にすると断っておく

事前に2次会をどうするかを決めておくことで、当日の流れはスムーズになります。

会社などで恒例的に2次会をする場合は、前回幹事をした人にお店を聞いたりして手配しましょう。

そして2次会をやらないにしても、事前の連絡で「2次会は希望者で自由に」と先に連絡で必ず断っておきましょう。

「幹事としては連絡した」という責任は果たしているので攻められたりすることがなくなります。

あとは仕切りたがりの人がまとめてくれるので、それに任せましょう笑

 

 

【まとめ】大事なのは事前の準備と参加者が喜ぶことを意識すること!

 

 

 

 

 

以上長くなりましたが、心配性が考える飲み会の幹事としての事前準備と注意点です。

幹事は事前の準備がとても大変ですが、「楽しい飲み会にしたい、参加者に喜んでもらいたい」という目的のために試行錯誤することはとても貴重な経験になります。

後日に楽しかった、また参加したいという連絡をもらうこともありますが、そのときは苦労が向かわれた達成感で幹事をして良かったと感じることも多々ありました。

任されてしまった以上、喜んでもらえるために全力を尽くすこと、そして幹事をすることで自分が成長するし、感謝されるんだと前向きに考えることが出来れば嬉しいです。

さて、わくわくも忘年会の準備をしようとおもいますのでお互い頑張りましょう(^^)v

ではまた~。

 

スポンサーリンク

スポンサードリンク




コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です